Stichting Jeugd Vakantie Aktiviteiten Sint-Oedenrode organiseert een keer per jaar, in de regel in de laatste week van de zomervakantie, een vakantieweek voor alle basisschoolkinderen (groep 4 t/m 8) van Sint-Oedenrode. Het doel is om zoveel mogelijk kinderen van de basisscholen uit Sint-Oedenrode of enigszins op een andere manier betrokken zijn met Sint-Oedenrode (die eventueel niet de mogelijkheid hebben om zelf op vakantie te gaan) een fijne, gezellige en spannende vakantieweek te bezorgen. Door de jaren heen is de Jeugdvakantieweek uitgegroeid tot een evenement waar tot 500 kinderen en 120 groepsleiding, hulpleiding en vrijwilligers aan meedoen.

 

De organisatie van Jeugdvakantieweek Sint-Oedenrode heeft een aantal regels opgesteld om de Jeugdvakantieweek zo soepel, gezellig en veilig mogelijk te laten verlopen.

 

1. INSCHRIJVEN

Wanneer u uw kind(eren) inschrijft, betaalt u inschrijfgeld. Dit bedrag wordt vooraf door de Jeugdvakantieweek bepaald.

Het aantal kinderen dat kan deelnemen aan de Jeugdvakantieweek wordt door de organisatie vooraf per jaargang bepaald. Tijdens de inschrijving geldt dan ook de regel vol=vol. De kinderen worden ingedeeld in een groep waar ze vijf dagen mee optrekken. De organisatie van de Jeugdvakantieweek zorgt voor een goede voorbereiding wat betreft het programma en de indeling van de groepjes. Kinderen mogen als voorkeur twee vriendjes of vriendinnetjes opgeven. We houden zoveel mogelijk rekening met de voorkeur. De groepen worden met de nodige zorg samengesteld, hierin kan NIET meer worden geruild. Hier geldt dat in sommige gevallen door het bestuur hierin een andere beslissing genomen kan worden. Dit blijft te allen tijden een beslissing van het bestuur.

Indien uw kind extra aandacht nodig heeft of medicijnen gebruikt, vragen wij u dit in te vullen op het inschrijfformulier.

 

2. PERSOONSGEGEVENS

Bij deelname aan de Jeugdvakantieweek geeft u ons toestemming om de gegevens van het ingeschreven kind te bewerken en te beheren in een beveiligde database.

We vragen voor een goed verloop van de Jeugdvakantieweek de volgende gegevens over uw kind(eren):

- Naam

- Adres

- Geboortedatum

- School

- Medische gegevens

Wij vragen van u de volgende gegevens:

- Telefoonnummer

- E-mailadres

Als uw kind medicijnen gebruikt of allergieën heeft, vragen wij u dit aan te geven op het inschrijfformulier. Wij brengen in het belang van uw kind de EHBO en groepsleiding daarvan op de hoogte.

De database wordt gebruikt voor het maken van gegevensformulieren en voor de administratie van de kinderen. De database wordt niet beschikbaar gesteld aan derden. Na afloop van de Jeugdvakantieweek wordt de database verwijderd.

 

3. BETALING

De betaling van het inschrijfgeld dient te worden voldaan tijdens de inschrijving van de deelnemer. Dit bedrag wordt gebruikt voor alle activiteiten en versnaperingen tijdens de Jeugdvakantieweek.

Wanneer u af ziet van de inschrijving na het inleveren van het inschrijfformulier, kunt u tot 1 week na de inschrijfdatum het geld terug vragen. Het is niet mogelijk om het inschrijfgeld terug te krijgen wanneer uw kind onverhoopt niet kan deelnemen of wordt uitgesloten van deelname. Hierop geldt in sommige gevallen een uitzondering. Voor meer informatie hierover kunt u contact opnemen met het bestuur van de Jeugdvakantieweek Sint-Oedenrode.

 

4. RESPECT

Pesten, discriminatie en onacceptabel gedrag wordt niet getolereerd. De Jeugdvakantieweek draait om plezier voor alle deelnemers. Wij gaan er vanuit dat iedereen elkaar met respect behandelt.

Bij het niet naleven van de gestelde regels zijn wij genoodzaakt de ouders/verzorgers hierover in te lichten. Wij behouden ons het recht voor om bij ernstig wangedrag een kind de verdere deelname aan de Jeugdvakantieweek Sint-Oedenrode te ontzeggen. Dat altijd na overleg met ouders/verzorgers. Restitutie van het inschrijfgeld vindt dan niet plaats.

Ernstig gedrag wordt aangemerkt als:

- Bedreiging en/of gebruik van geweld

- Het bewust verwonden/letsel toebrengen aan medekinderen

- Bewust aanbrengen van schade/vernieling

- Wapens bij zich hebben met de bedoeling te gebruiken voor bedreiging of geweld

- Onzedelijk betasten en/of aanranden

 

5. LEIDING EN VRIJWILLIGERS

De leiding bestaat uit minimaal 1 vrijwilliger vanaf 16 jaar + eventueel hulpleiding.

Voor de vrijwilligers van minimaal 13 tot 16 jaar is er de mogelijkheid om als hulpleiding aanwezig te zijn. Er dient dan wel tenminste één vrijwilliger aanwezig te zijn van minimaal 16 jaar.

Tijdens het programma dienen de aanwijzingen van de organisatie te allen tijden door zowel de kinderen, groepsleiding als de vrijwilligers te worden opgevolgd.

 

6. AANSPRAKELIJKHEID

Deelname aan de Jeugdvakantieweek geschiedt op eigen risico. De organisatie stelt zich niet aansprakelijk voor verlies, beschadiging of eventuele verloren geraakte eigendommen van de kinderen en ouders/verzorgers. Wij adviseren om dure spullen, zoals sieraden, telefoons, e.d. thuis te laten. Jeugdvakantieweek Sint-Oedenrode kan niet aansprakelijk worden gesteld voor schade, ontstaan door het niet of onvolledig invullen van het inschrijfformulier.

 

7. VEILIGHEID

Veiligheid van de kinderen staat altijd voorop. Alle dagen zijn er op zowel de locaties als onderweg EHBO aanwezig. Groepsleiding, hulpleiding en vrijwilligers met EHBO of BHV worden bij calamiteiten opgeroepen om (extra) ondersteuning te bieden en te zorgen voor de veiligheid van de kinderen.

De organisatie stelt zich niet aansprakelijk voor eventuele ongevallen.

                  Aan het einde van de dag wil iedereen altijd graag naar huis. Zorg er dus voor dat er iemand klaar staat om uw kind(eren) op te halen wanneer het programma ten einde is. Voor de groepsleiding is het niet toegestaan te vertrekken voordat alle kinderen uit de groep door hun ouders/verzorgers zijn opgehaald of als de organisatie hiervoor nog geen toestemming heeft gegeven.

                  De kinderen zijn tijdens deze week steeds met hun hele groepje bij elkaar, behalve op woensdag tijdens het uitstapje. Uit ervaring weten we dat de kinderen dan vaak liever met kleinere groepjes rondlopen. Op deze dag dragen de kerngroep en de leiding daarom gezamenlijk zorg voor alle kinderen, waarbij we er zoveel mogelijk op toezien dat een kind niet alleen op pad gaat.
De leden van de kerngroep zijn duidelijk herkenbaar aan de oranje poloshirts.

 

8. AFGELASTINGEN

De organisatie kan bij onvoorziene omstandigheden, bijvoorbeeld bij extreem slecht weer, het besluit nemen de Jeugdvakantieweek of een gedeelte ervan af te gelasten. Informatie hierover is op onze website of onze Facebookpagina te vinden.

Bij afgelastingen zijn wij helaas niet in de mogelijkheid om het inschrijfgeld terug te betalen.

 

9. AFMELDEN

Kan uw kind een dag(-deel) niet deelnemen aan Jeugdvakantieweek Sint-Oedenrode, meldt dit altijd de dag van te voren bij het bestuur of de groepsleiding. Op de dag zelf kunt u dat persoonlijk/telefonisch melden. In het programmaboekje en op onze website wordt het desbetreffende telefoonnummer vermeld.

 

10. FOTO- EN FILMMATERIAAL

Bij deelname aan de Jeugdvakantieweek geeft u ons toestemming om foto’s en video’s te publiceren of onze website, sociale media-pagina’s of in de krant. Wanneer u hiermee niet akkoord gaat is deelname aan de Jeugdvakantieweek helaas niet mogelijk.

 

11. GEVONDEN VOORWERPEN

Gevonden voorwerpen kunnen ingeleverd, dan wel opgehaald worden op de centrale plaats bij de organisatie. De gevonden voorwerpen worden na de Jeugdvakantieweek nog 2 weken bewaard, waarna ze aan een goed doel worden gegeven. In de MooiRooi-Krant en via facebook wordt gepubliceerd waar de gevonden voorwerpen opgehaald kunnen worden.